Ділові листи пишуться зазвичай керівникам компанії, партнерам по бізнесу, тому в ньому повинні бути відсутні емоційні складові. Діловий лист має бути написано у справі, і зміст його повинен бути ясний з самого початку.
Текст ділового листа повинен бути коротким і діловим, по суті справи, це офіційний документ. В діловому листі можуть міститися вітання, прохання, питання, претензії, доручення, співчуття і так далі.
Оформлення ділового листа - це дуже важливе питання, адже від його зовнішнього вигляду залежить репутація вашої фірми. Для того, щоб написати діловий лист, вам треба взяти фірмовий бланк вашого установи, на якому має бути написано його повна назва, банківські реквізити фірми, поштову адресу.
Діловий лист пишеться на бланку, у верхньому правому куті якого пишуться прізвище, ім'я, по батькові адресата. В центрі листа повинно стояти звернення до адресата, виділене жирним шрифтом. Звернення закінчується знаком оклику, і в залежності від ситуації можна використовувати такі звернення: «Шановний пан завідувач!», «Шановний Кирило Леонідович!», «Шановна Ганно Іванівно!». При цьому діловий лист не допускає таких звернень, як «пан» або «пані», також не можна згадувати просто ініціали людини.
Текст ділового листа починається зі вступу, в якому потрібно сформувати мету вашого листа, привід для його написання. Наступний розділ - це основна частина ділового листа. Тут ви викладаєте суть, ту проблему, з-за якої ви звернулися до вашого адресата. Після основної частини йдуть висновки, або висновок. Висновки починаються словами «Сподіваємося, що...», «Я впевнений, що...».
Діловий лист має закінчуватися вашим підписом, при цьому треба вказувати свої ім'я, по батькові, прізвище. Якщо у вашому листі є додатки, то їх треба розміщувати в окремих документах. Не забудьте про те, що інформацію про програми потрібно помістити в основному тексті листа до підпису.
Приклад ділового листа ви можете завантажити нижче. Якщо ви ведете електронну переписку, то вам треба пам'ятати наступне. Пошту треба перевіряти не рідше, ніж два рази в день, так ви не будете затримувати роботу інших людей. Якщо у вас немає можливості відповісти на яке прийшло лист прямо зараз, то хоча б пробіжіть очима і усвідомте його суть, тобто, від кого воно прийшло, і яке питання в ньому порушено. Якщо ви пишете відповідь, то обов'язково заповнюйте поле «Тема». По темі листа можна уявити його зміст. В листі бажано наявність електронного підпису. Вивчіть всі ці тонкощі, і тоді відповідь на питання, як написати діловий лист, не буде для вас складним.
ЗРАЗОК ДІЛОВОГО ЛИСТА: